Como a Microsoft está repensando a experiência de sala de reunião híbrida com o Microsoft Teams

Reorientar nossas salas de reunião em torno de um display de parede com AV melhor proporciona aos participantes remotos uma experiência mais inclusiva e colaborativa, ao mesmo tempo que torna mais fácil para as pessoas na sala se comunicarem com todos os participantes da reunião.

A nova tecnologia de sala de reuniões híbrida alimentada pelo Microsoft Teams está nos ajudando a projetar novas experiências para nossos funcionários e fornecedores aqui na Microsoft e ajudando os clientes a entender como alcançar essas experiências por si próprios.

“Queremos criar um ambiente que esteja a meio caminho entre o físico e o virtual”, afirma Matt Hempey, principal gestor de programas da Microsoft Digital Employee Experience, a organização que capacita, protege e transforma a empresa. “Essas salas representam o tipo de experiência híbrida que podemos implantar em escala em todo o mundo.”

Tivemos que analisar quais tecnologias podemos usar para fazer com que nossos funcionários remotos se sintam mais incluídos em uma reunião e vice-versa. Tivemos que ajudar as pessoas que estão fisicamente presentes a se sentirem mais conectadas com as pessoas que estão remotas.

—Scott Weiskopf, diretor do Centro de Inovação, Global Workplace Services

Ao ajustar o AV e trocar os móveis, criamos uma experiência de reunião do Microsoft Teams mais inclusiva e colaborativa, otimizada para interagir com participantes remotos e que é melhor para nossos participantes presenciais e remotos. Começamos a implantar seletivamente essa experiência em nossas salas de conferência de médio porte.

“Tivemos que analisar quais tecnologias podemos usar para fazer com que nossos funcionários remotos se sintam mais incluídos em uma reunião e vice-versa”, afirma Scott Weiskopf, diretor do Centro de Inovação para Serviços Globais de Local de Trabalho. “Tivemos que ajudar as pessoas que estão fisicamente presentes a se sentirem mais conectadas com as pessoas que estão remotas.”


Olhando para as salas de reunião de um novo ângulo

No passado, aqueles que ligavam para uma sala de reunião podiam ter-se sentido ignorados ou menos envolvidos na conversa. O início da pandemia de COVID-19 – onde todos precisaram participar remotamente – nivelou um pouco o campo, criando novas expectativas sobre como deveriam ser as reuniões para os participantes virtuais. Agora que muitos dos nossos funcionários estão de volta ao escritório durante parte do tempo, é necessário reimaginar o local de trabalho.


Dedicamos este espaço para realmente repensar como a sala de reuniões deveria ser redesenhada para otimizar o ambiente híbrido. Limpamos todas as mesas e toda a tecnologia e começamos do zero.

—Matt Hempey, gerente principal do programa, Microsoft Digital Employee Experience


Hempey, Weiskopf e sua equipe têm transformado a experiência da sala de reuniões da empresa no The Hive, nosso workshop experimental onde equipes de toda a empresa constroem e validam novas experiências e tecnologias físicas e virtuais.

“Dedicamos este espaço para realmente repensar como a sala de reuniões deveria ser redesenhada para otimizar o ambiente híbrido”, diz Hempey. “Esvaziamos todas as mesas e toda a tecnologia e começamos do zero.”

O objetivo era ser criativo no espaço da sala de reuniões.

Os funcionários da Microsoft se reúnem usando uma nova experiência de sala de reunião híbrida que permite que seja dada igual atenção aos participantes virtualmente e aos que estão na sala.

“Tivemos que repensar as coisas desde o início”, diz Sam Albert, principal gerente de programa da equipe de Hempey e cuja especialidade é reimaginar como as salas de reunião podem ser construídas, muitas vezes com uma serra de corte circular na mão.

“A primeira coisa que fizemos foi girar a sala”, diz Albert, explicando como as configurações dos assentos funcionam para otimizar o novo layout da primeira fila nas salas do Microsoft Teams. “Isso nos permitiu fazer com que as pessoas na sala olhassem umas para as outras, mas, o que é mais importante, também olhassem para as pessoas que estavam ligando.”

Isso é feito reorientando a atenção do centro da sala em direção à tela e à câmera. “Isso nos permite aproximar a interação face a face”, diz Albert. “Nosso alinhamento na primeira fila é uma parte essencial de nossa experiência em salas de reuniões híbridas.”

Mas para implementar esta visão – seja para implantar uma nova sala de reuniões otimizada para uma experiência híbrida ou para trabalhar com uma sala de reuniões tradicional com uma mesa no centro – novos equipamentos e padrões tiveram que ser desenvolvidos.


Começamos com uma montagem muito grande e complexa. O que fizemos foi tirar os projetores do teto, os alto-falantes das paredes e eliminar todos os fios. Então inventamos um suporte para manter tudo junto na frente da sala.

—Sam Albert, gerente principal do programa, Microsoft Digital Employee Experience


Preparando-se para uma nova experiência de sala de reunião

Mudar a estrutura de uma sala de reuniões (todo o equipamento AV e a fiação) sempre foi um desafio.

“Começamos com uma montagem muito grande e complexa”, diz Albert. “O que fizemos foi tirar os projetores do teto, os alto-falantes das paredes e eliminar todos os fios. Então inventamos um suporte para manter tudo junto na frente da sala.”

Após algumas iterações, o resultado foi um único gabinete que contém todas as necessidades de áudio, vídeo, projeção, computação e rede. Este equipamento, com seu design simplificado, pode ser levado para uma sala e conectado à tomada.

Outra tecnologia adicionada ao padrão AV inclui uma câmera grande angular, que captura tudo na sala. Essa mesma câmera pode usar inteligência artificial para fornecer visualizações aproximadas em vídeo dos participantes na sala, tornando-a uma experiência melhor para participantes remotos. Ao mesmo tempo, os dispositivos de áudio alimentados por IA reduzem o eco e os uivos, o tipo de incômodo que costumava assombrar os participantes virtuais no passado.

Alguma montagem necessária

As salas projetadas para experiências híbridas também estão sendo equipadas com móveis otimizados como parte do novo padrão AV.

Para espaços de tamanho médio, uma mesa curva circunda a pilha de equipamentos AV e fica de frente para uma grande tela de projetor com proporção de 21:9.

“Isso nos dá uma ampla área de superfície para mostrar todos os participantes remotos na sala”, diz Hempey. “Você os vê na altura dos olhos e do tamanho humano, então eles são pessoas em tamanho real. A câmera pode ver todos sentados ao redor da mesa, então você tem a mesma excelente experiência híbrida.”

Essas telas grandes também têm espaço para conteúdo, incluindo atividades de bate-papo, mãos levantadas e outros itens essenciais da reunião que podem passar despercebidos em layouts tradicionais.

Para salas menores, uma mesa em forma de gota ou palheta de guitarra é instalada para manter o mesmo grau de envolvimento face a face, enquanto uma mesa mais alta e igualmente visível para a câmera localizada na parte de trás da sala maximiza a usabilidade do espaço. A adição desta segunda mesa aumenta a ocupação para 10 lugares e cria outra área de trabalho, conferindo versatilidade extra às salas mais pequenas. Esta área traseira pode incluir um Microsoft Surface Hub para apoiar ainda mais e promover a colaboração. Grupos menores podem utilizar este espaço para quadro branco digital, pessoalmente ou como parte da experiência híbrida.

O novo padrão AV para salas de reuniões híbridas otimizadas pode ser ajustado para acomodar salas que fogem dos padrões. Telas de LED ultralargas, por exemplo, substituem projetores em suítes executivas com grandes janelas. Essas telas podem lidar com as condições de luminosidade sem comprometer a experiência dos participantes presenciais.

Uma plataforma para unir a equipe

Embora o equipamento, o mobiliário e a disposição do espaço liderem grande parte do padrão AV global que estamos desenvolvendo, é o Microsoft Teams que usamos para preencher a lacuna física e virtual.

“À medida que trabalhamos em nossas salas para torná-las otimizadas para ambientes híbridos, o Microsoft Teams nos oferece a plataforma que nos permite ser flexíveis, implantar a experiência certa, com o equipamento certo, para cada público em cada espaço”, afirma Hempey.


Estamos literalmente desenvolvendo padrões em tempo real, para coisas que gostaríamos de implementar mais rapidamente do que nosso ciclo de vida normal ou ciclo de atualização, para que possamos colocar esse tipo de experiência híbrida e de reunião aprimorada nas mãos de nossos funcionários e convidados. e clientes muito mais rápido.

—Scott Weiskopf, diretor do Centro de Inovação, Global Workplace Services


Do ponto de vista operacional e de engenharia, o Microsoft Teams permite que a Microsoft conecte componentes às salas de reunião. Várias tecnologias podem ser selecionadas durante a configuração, integrando-se perfeitamente à plataforma de colaboração.

O Microsoft Teams também oferece aos usuários uma experiência de reunião familiar, sejam eles remotos ou presenciais. É também uma plataforma flexível, fácil de experimentar, diz Weiskopf.

“Estamos literalmente desenvolvendo padrões em tempo real, para coisas que gostaríamos de implementar mais rapidamente do que nosso ciclo de vida normal ou ciclo de atualização, para que possamos colocar esse tipo de experiência híbrida e de reunião aprimorada nas mãos de nossos funcionários e hóspedes e clientes com muito mais rapidez”, diz ele.

Capacitando experiências híbridas simples, consistentes e confiáveis ​​em escala

À medida que a Microsoft traz este novo padrão AV global para as nossas salas de reunião, os participantes – tanto remotos como presenciais – beneficiarão de um envolvimento mais inclusivo. Os padrões introduzem simplicidade e um design unificado, criando um espaço de trabalho consistente e fácil de utilizar para os usuários. E para aqueles que gerenciam e operam salas de reunião, os novos padrões globais facilitam a implantação e a manutenção.


Nosso objetivo é projetar experiências fantásticas de espaço para reuniões que agreguem valor em uma variedade de cenários e faixas de preço. E queremos mostrar aos clientes como fazemos isso para que eles possam fazer o mesmo em suas empresas.

—Matt Hempey, gerente principal do programa, Microsoft Digital Employee Experience


O Microsoft Teams oferece aos participantes e operadores uma plataforma amigável e familiar para interagir. Uma variedade de dispositivos AV com preços variados podem ser rapidamente adicionados e integrados em uma sala de conferências com Microsoft Teams Rooms.

“Nosso objetivo é projetar experiências fantásticas em espaços para reuniões que agreguem valor em uma variedade de cenários e faixas de preço”, diz Hempey. “E queremos mostrar aos clientes como fazemos isso para que eles possam fazer o mesmo em suas empresas.”

Principais conclusões
  • As reuniões híbridas começam com inclusão e acessibilidade. Os designs devem ser centrados no usuário e atender a todos, pessoalmente ou virtualmente.
  • Os novos padrões globais de AV da Microsoft abordam a interseção de móveis, equipamentos AV, organização física e software para dar suporte à experiência de sala de reunião híbrida.
  • As salas de reunião otimizadas para híbridos não são apenas para participantes remotos; elas criam experiências que fazem valer a pena a viagem até o escritório.
  • O Microsoft Teams serve como base para reuniões híbridas. Ele oferece aos participantes uma interface e experiência consistentes, ao mesmo tempo que serve como uma plataforma fácil de usar para os responsáveis ​​pela criação e manutenção de espaços de reunião.

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