Suporte
Publicado em 01/09/2020
O gerenciamento inteligente dos recursos empresariais se tornou um tema ainda mais relevante no momento atual. Pois, com a retomada gradativa das atividades presenciais, muitas organizações tiveram que fazer uma série de adaptações para garantir o retorno seguro de seus colaboradores. Os cuidados vão desde protocolos relacionados à saúde até soluções tecnológicas modernas, como o sistema de agendamento inteligente, para um melhor controle e gestão dos recursos.
Se pararmos para pensar, há apenas alguns meses atrás, o cenário era outro: escritórios bem movimentados e cheios, com equipes colaborando entre si e circulando livremente. Assim, não era difícil de encontrar salas de reuniões constantemente ocupadas, e colaboradores usando, inclusive, espaços de convivência para suas reuniões.
Imediatamente, quando voltamos para o tempo presente, já encontramos um outro cenário e totalmente diferente, com muitas modificações e restrições que transformaram as relações de trabalho para sempre. Não é exagero dizer que o formato de trabalho nunca mais será o mesmo.
As empresas tiveram que adaptar espaços que antes eram de convivência ou de café com mais monitores, mesas bistrô, controles e sistemas de apresentação sem fio, tudo pensado para ter o mínimo de toque, ou seja, “touchless” e para manter o distanciamento social.
Assim também, as grandes salas e espaços de reuniões, em muitos casos, tiveram que ser reduzidas ou adequadas à um número menor de participantes. Ainda mais com parte da equipe trabalhando remotamente, as empresas tiveram que implementar novas soluções no escritório, como Videoconferência em mais salas ou espaços alternativos e Sistemas de agendamento para otimizar o uso desses espaços, que agora serão mais escassos.
Em meio a todo esse novo contexto, é importante que as empresas se organizem para gerar o menor impacto tanto no bem-estar quanto na produtividade de suas equipes.
Tanto gestores como subordinados, precisam se sentir seguros para o retorno ao escritório e uma empresa que se prepara bem, terá mais tranquilidade neste processo.
É preciso entender que as pessoas estarão se adaptando à essa nova realidade e que, portanto, é preciso orientá-las quanto ao uso eficaz dos recursos disponíveis.
O uso dos Sistemas de Agendamento de salas pode ser um grande aliado para otimizar e organizar melhor a disponibilidade dos espaços de reuniões, que agora poderão ser presenciais ou híbridas e o fluxo de agendamento fica muito mais tranquilo para o usuário que não precisa ficar circulando para “encontrar” uma sala disponível.
Os sistemas inteligentes de agendamento permitem que o usuário reserve suas reuniões pela agenda ou diretamente no painel localizado em frente à cada sala.
O funcionário também pode fazer o check-in em reuniões pré-agendadas, para validar o uso do espaço. E caso ele encontre um espaço livre, pode realizar o agendamento no ato, com um simples toque no painel, que pode ser feito com um objeto pra que a pessoa não precise tocar com suas mãos.
Além da simplicidade de uso por parte dos usuários, os gestores também podem fazer um acompanhamento, através de relatórios que o sistema gera. Assim, com base nesses dados, eles podem verificar se as salas estão sendo reservadas e de fato utilizadas ou ainda checar se o usuário (individual) não poderia utilizar sua própria mesa de trabalho para realizar uma videoconferência, por exemplo.
Todas essas informações colaboram para que todos façam uso dos espaços com mais eficácia e não os mantenha sempre ocupados desnecessariamente. Lembrando que muitas empresas já não terão tantas salas disponíveis…
Em síntese, as organizações que optarem por esse tipo de solução, conseguirão ter um melhor controle e otimização dos seus espaços atuais. Afinal, trata-se não apenas de uma modernização, mas sim de uma gestão inteligente e eficiente do ambiente de trabalho.
Definitivamente, tudo isso se traduzirá no bem-estar dos colaboradores, e uma gestão mais moderna e inteligente aos gerentes e líderes.
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