A oportunidade de melhorar as experiências de reuniões híbridas para que atendam melhor às necessidades de nossa força de trabalho flexível começou como uma colaboração entre o grupo de produtos Microsoft Teams e a organização interna de TI da Microsoft. Por meio de protótipos, experimentação e foco em experiências híbridas do mundo real, as Signature Microsoft Teams Rooms surgiram como uma forma inovadora de projetar espaços otimizados para híbridos.
Assista ao vídeo para ver como usamos as Signature Teams Rooms no campus da Microsoft hoje e continue lendo para saber mais sobre o que os torna ótimos espaços de reunião híbridos:
“Tem sido uma jornada e tanto nos últimos anos. Estamos em um mundo híbrido”, diz Keshav Puttaswamy, diretor parceiro de gerenciamento de produtos da Microsoft Digital Employee Experience (MDEE), uma organização interna de TI. “Damos muita importância à flexibilidade. Queremos garantir que nossos funcionários possam fazer seu melhor trabalho onde quer que estejam.”
“As salas exclusivas do Microsoft Teams são uma ferramenta poderosa para abraçarmos totalmente essa experiência híbrida”, diz Puttaswamy.
Encontrando o melhor dos dois mundos
Uma experiência mais inclusiva para todos em uma reunião híbrida foi um dos principais fatores motivadores por trás da evolução das Signature Teams Rooms.
“Estamos todos acostumados a ver uma sala com uma mesa retangular no meio e uma tela em uma das extremidades”, diz Puttaswamy. “O que estamos vendo com o híbrido são diferentes necessidades emergentes para os funcionários, e as salas tradicionais não são necessariamente a melhor experiência para todos os tipos de reunião.”
Onde um espaço tradicional pode criar conexão entre as pessoas na sala, os participantes remotos podem não ser capazes de rastrear as nuances sutis que advêm da capacidade de ver os rostos e a linguagem corporal de todos. E da mesma forma, as pessoas na sala podem achar mais fácil concentrar a atenção nas pessoas sentadas ao redor da mesa, excluindo os participantes remotos na tela. Um espaço híbrido deve ser capaz de servir os dois mundos.
“Quando penso nas salas exclusivas do Microsoft Teams, penso apenas em tentar construir o local de trabalho onde nossos funcionários realmente desejam estar”, diz Matt Hempey, principal gerente de produto do grupo que apoia o envolvimento e a colaboração no MDEE. “Sabemos que grande parte do nosso trabalho é feito em reuniões, então por que não deveríamos repensar este espaço onde passamos tanto tempo?”
Construídas com uma disposição concisa de monitores, câmeras, dispositivos de áudio e mesas especializadas, as Salas Signature do Microsoft Teams proporcionam uma melhor experiência de reunião híbrida para todos os participantes, independentemente de onde eles ingressem na reunião.
Os móveis são dispostos de forma que todos os participantes, sejam presenciais ou remotos, fiquem frente a frente. Projetada para reuniões híbridas, a opção de exibição Front Row disponível nas salas do Teams apresenta os participantes remotos na frente e no centro e no nível dos olhos dos participantes na sala.
Telas com proporção de 21:9 significam que há espaço suficiente na tela para projetar conteúdo, participantes remotos e espaço para bate-papo — é o que chamamos de “reunião dentro da reunião”. Isso permite que os participantes presenciais acompanhem o bate-papo, sem precisar desviar a atenção para as telas do PC.
Exemplo de uma sala exclusiva do Microsoft Teams de pequeno porte
Exemplo de uma sala exclusiva do Microsoft Teams de tamanho médio
“[Em uma sala de reuniões, existem] dicas de linguagem corporal quando você deseja falar. Você se inclinará para a mesa e todos ao seu redor saberão que você quer dizer algo”, afirma Greg Baribault, chefe de produto das salas do Microsoft Teams. “Se você observar o layout de uma sala exclusiva do Teams, verá que o próprio espaço físico foi projetado para facilitar esse tipo de intuição para o participante remoto.”
Os participantes se beneficiam virtualmente das câmeras inteligentes alimentadas por IA da sala. Em vez de uma única câmera de uma sala grande cheia de rostos pequenos e não identificáveis, algumas câmeras de IA podem identificar os participantes na sala e apresentá-los aos participantes remotos como indivíduos na reunião. Na sala, os participantes presenciais que também ingressaram na reunião por meio do dispositivo complementar não se veem na tela da sala, o que pode ser desconcertante. A experiência para cada pessoa é um tanto personalizada, projetada de acordo com a forma como ela participa da reunião.
“Alguns desses recursos estão sendo impulsionados pela plataforma Microsoft Teams”, diz Sam Albert, principal gerente de produto responsável por experiências em salas de conferência no MDEE. “Recursos como áudio espacial do Front Row fazem com que pareça que os participantes remotos estão na sala com você e o áudio vem de onde as pessoas estão falando.” Essa mesma tecnologia pode iluminar os nomes dos palestrantes e identificar indivíduos nas transcrições.
Atualizando a experiência de todos
Faz sentido implantar salas exclusivas do Teams como parte de seu mix de salas de reunião em novas construções. “De uma nova perspectiva de construção, construir uma sala exclusiva para equipes não é mais caro nem mais complicado do que construir qualquer sala de reuniões”, diz Hempey.
Para imóveis existentes, uma mudança de mobiliário ou uma atualização de alguns componentes do ambiente pode ser suficiente para melhorar a experiência híbrida. “Estamos muito atentos ao que podemos fazer com as salas existentes, por isso procuramos maneiras mais criativas de levar os benefícios das salas exclusivas do Microsoft Teams a todos”, diz Puttaswamy. “Mesmo equipar uma sala existente com uma nova mesa em formato mais parecido com uma palheta de violão ou goma de mascar permite que os participantes da sala de reunião enfrentem participantes remotos sem alterar a iluminação e outros custos pesados de construção.”
Diretrizes sobre os princípios para projetar espaços de salas de reunião – tanto salas tradicionais quanto salas exclusivas – estão disponíveis para todos .
“Queremos tornar o mais fácil possível para nossos clientes construir essas experiências em seus próprios campi”, diz Albert. “Toda a tecnologia que estamos colocando em nossas salas de conferência hoje usa dispositivos certificados pelo Microsoft Teams. Eles foram rigorosamente testados e trabalhamos em estreita colaboração com todos os nossos parceiros de hardware, para que possamos usar diferentes componentes e também ter alguma flexibilidade.”
O local de trabalho continua a evoluir, com o trabalho flexível abrangendo agora uma ampla gama de experiências dos funcionários. Quer seja uma Sala de Equipes Exclusiva ou uma Sala de Equipes tradicional, a Microsoft está focada em cumprir a promessa do que um local de trabalho pode ser para seus funcionários. Isso inclui desenvolver a caixa de ferramentas para melhorar as experiências de reuniões híbridas e permitir as conexões que ajudam os negócios a ter sucesso.
